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公司搬遷

四個步驟完美確保公司搬遷井然有序

公司搬遷尤其是大中型公司搬遷牽扯到眾多的部門,而各個部門之間如何協調,在不耽擱搬遷時業務的斷檔前提下,又能在預訂的時間內順利搬入新址,極大的考驗了公司行政部的組織能力、溝通能力、協調能力。在此,紅袋鼠結合多年給廠企搬遷經驗,總結出了公司四步搬遷黃金法則,供各搬遷公司行政部門結合自身的情況進行參考使用,公司搬遷中涉及到辦公隔斷、班臺、會議桌等拆裝事宜,可參考家具拆裝版塊了解。下面,紅袋鼠就以表格的形式給大家詳細介紹公司四步搬遷黃金法則

第一步:前期準備

序號
工作項目
時間節點
責任部門
1
和搬入點寫字樓物業或房東做交接,物品確認,拿到鑰匙
搬家前6天
財務部和行政部
2
新物業情況了解:水電交納、停車位,物業收費標準
搬家前6天
行政部
3
按新址布局安排工位
搬家前5天
領導層和行政部
4
所需大件物品提前訂購、新址損壞物品提前修整
搬家前5天
行政部
5
新址電話安裝,能移機最好
搬家前5天
技術維護部
6
新址寬帶安裝及測試
搬家前5天
技術維護部
7
新址各個房間電話接線口測試
搬家前5天
技術維護部
8
向物業和房東告知搬家信息
搬家前5天
行政部
9
聯系搬家公司,了解價格行情
搬家前5天
行政部
10
準備搬家需要辦理的手續
搬家前2天
行政部
11
各部門物品統計
搬家前2天
各部門
12
各部門物品匯總
搬家前2天
行政部
13
搬家公司及價格確定
搬家前2天
行政部
14
根據物品數量準備包裝箱
搬家前2天
行政部
15
搬家流程制定及責任人確定
搬家前2天
行政部
16
新址飲用水訂購確認
搬家前2天
行政部
17
其它事項(報紙投遞地址改變等)
搬家前2天
行政部
18
新址大門鎖更換購買
搬家前2天
行政部
友情提示:
1、和搬入點寫字樓物業或房東交接時要仔細,除了物品確認,還要注意將各個燈具、水具、下水管道均檢驗下,看是否有問題。
2、電話線路和網絡問題要提前進行,盡早發現問題并在搬家前解決掉,不能放在后續工作里做,影響正常辦公。檢測時需要將各個接口都檢測到,網絡要保證有線連接能使用。
3、選擇搬家公司并確定價格:如何選擇搬家公司請參考服務流程第二步:挑選搬家公司,針對公司搬遷,搬家公司基本上會上門進行考察現場并給您核價,在核算價格時,因涉及到眾多的附加費用,您可以參考價格體系中各項費用標準進行預估。并對搬家公司核算的最終價格進行一一對照,對不合理的收費堅決說不!

第二步:物品打包

序號
工作項目
時間節點
責任部門
1
行政物品整理并打包
搬家前1天
行政部
2
其它公用物品整理并打包
搬家前1天
行政部
3
其它部門物品整理并打包
搬家前1天
各部門
4
個人物品整理并打包
搬家前1天
各部門
5
箱包編號、分配
搬家前1天
行政部
6
制作裝箱單
搬家前1天
行政部
7
統計所有包裹數量
搬家前1天
行政部
8
和物業溝通停車位和貨梯
搬家前1天
行政部
9
通知物業公司搬家具體時間和停車地點
搬家前1天
行政部
友情提示:
1、行政物品打包時一定要留出足量的必需品。如:生活用品及膠帶。
2、對于貴重物品及易損易碎物品要標注"小心"、"勿壓"、"輕放"等字樣。

第三步:正式搬遷(搬出點和搬入點)

序號
工作項目
地點
人手
責任部門
1
部分人員提前到達搬運目的地
搬入點(新址)
若干
行政部、技術部各1人
2
看管物品及公司出入人員
公司門口
1人
-
3
按電梯,制作“專梯”
電梯旁
1人
-
4
統計已搬包裹數量及編號
裝車地點
1人
行政部
5
跟隨師傅并相應協助
公司內部
1人
-
6
告知新址等候人員搬家車已出發并相互告知聯系方式
-
-
-
友情提示:
1、留守人員除了要看好物品還要看好個人物品。
2、跟隨搬家師傅的需要注意包裹的完整性,避免物品遺失或損壞。
3、如果公司門口離電梯很近的話,看管物品和按電梯可以由一人負責。
4、盡量先把通訊設施、基本辦公設施及生活用品搬運走。
5、搬運桌子及柜子時一定要鎖好抽屜、將鑰匙編號統一收起來。
序號
工作項目
地點
人手
責任部門
1
告知搬家師傅路線、接車
-
-
行政部、技術部各1人
2
對照物品統計表核實已搬運物品
卸貨點或公司門口
1人
行政部
3
分配箱包
公司內
若干
-
4
物品擺放
公司內
-
管理層行政部
5
電話、網絡連接
-
1人
技術維護部
6
物品整理
-
若干
各部門
7
特殊事件(如魚缸加水、加溫等)
-
1人
由負責人指定人員
友情提示:
1、拆包時要注意物品是否有損壞。
2、特殊事件一定要跟負責人確定。

第四步:掃尾處理

序號
工作項目
時間節點
責任部門
1
搬家費用結清
搬家當天
行政部和財務部
2
電話配裝、網絡調試
搬家當天
技術維護部
3
水電購買
搬家當天
行政部
4
物品入庫
搬家當天
行政部
5
公共衛生打掃
物品整理完畢后
行政部
6
飲用水配送
搬家當天
行政部
7
辦公室裝飾、簡單慶賀儀式
搬家當天或后延
行政部
8
整理新址這邊日常通訊錄(房東、寬帶、送水、物業等)
搬家當天或后延
行政部
友情提示:
1、第一步驟注意事項3一定要提前做好,否則后續工作中電話和網絡安裝會很難做。早期解決問題要比把問題留到后期解決好。
2、整個過程使用到的電話一定要留存,有問題可以及時溝通。
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